Planilha de Controle de Escala de Trabalho, Folgas, Faltas e Ocorrências grátis para baixar

Organize a rotina da sua equipe de forma simples, visual e profissional com a Planilha de Controle de Escala de Trabalho, Folgas, Faltas e Ocorrências.

Desenvolvida para apoiar empresas, gestores, supervisores, líderes de equipe e profissionais de Recursos Humanos, esta planilha permite planejar a escala mensal dos colaboradores, acompanhar folgas, faltas, atestados, férias, licenças, atrasos, trocas de turno e outras ocorrências, além de visualizar indicadores importantes em um dashboard.

O modelo foi estruturado para separar claramente o que é cadastro, planejamento, registro de ocorrências, acompanhamento e análise, facilitando o uso mesmo por pessoas que não possuem conhecimento avançado em Excel.

O que você pode controlar

Com a planilha é possível acompanhar:

• colaboradores ativos;
• setores e funções;
• turnos de trabalho;
• horários de entrada e saída;
• escala mensal de cada colaborador;
• dias trabalhados;
• folgas;
• faltas;
• faltas justificadas;
• atestados;
• atrasos;
• férias;
• licenças;
• treinamentos;
• trocas de turno;
• outras ocorrências da equipe;
• quantidade de horas planejadas;
• cobertura diária da operação;
• dias com equipe abaixo da quantidade mínima necessária.

Principais recursos

Cadastro de colaboradores

Mantenha uma base organizada com as informações principais de cada integrante da equipe, permitindo que os demais controles utilizem os mesmos cadastros e reduzindo erros de digitação.

Planejamento da escala mensal

Monte a programação de trabalho de cada colaborador durante o mês, indicando os turnos, dias de trabalho e folgas.

A escala permite visualizar rapidamente como a equipe está distribuída ao longo do período.

Controle de ocorrências

Registre situações que aconteceram durante o mês, como:

• falta;
• atestado;
• atraso;
• licença;
• férias;
• treinamento;
• troca de turno;
• outras ocorrências.

Também é possível registrar informações complementares, como data, colaborador, justificativa e status da ocorrência.

Controle de cobertura da equipe

A planilha contabiliza quantas pessoas estão escaladas em cada dia e compara esse número com a cobertura mínima definida pela empresa.

Assim, o gestor consegue identificar antecipadamente dias em que pode faltar pessoal e tomar providências antes que o problema afete a operação.

Cálculo de horas planejadas

Os horários configurados são utilizados para calcular automaticamente as horas planejadas dos colaboradores, inclusive em turnos que passam da meia-noite.

Dashboard de acompanhamento

O painel apresenta os principais indicadores da escala de maneira resumida e visual.

Entre as informações acompanhadas estão:

• quantidade de colaboradores;
• horas planejadas;
• total de folgas;
• quantidade de faltas;
• quantidade de atestados;
• trocas de turno;
• ocorrências por tipo;
• horas planejadas por colaborador;
• evolução da cobertura da equipe;
• dias com cobertura abaixo do mínimo.

O dashboard facilita a identificação de problemas e ajuda o gestor a tomar decisões com mais rapidez.

Como usar a planilha

1. Configure as informações básicas

Comece pela aba LISTAS, onde ficam as opções utilizadas nas listas suspensas da planilha.

Nessa área você pode ajustar itens como:

• turnos;
• setores;
• funções;
• tipos de ocorrência;
• status;
• quantidade mínima de colaboradores necessária por dia.

Personalize essas informações de acordo com a realidade da sua empresa.

2. Cadastre os colaboradores

Acesse a aba COLABORADORES e informe os dados da equipe.

Cadastre cada funcionário uma única vez para que ele possa ser selecionado posteriormente na escala e nos registros de ocorrências.

Sempre que um novo colaborador entrar na equipe, basta adicioná-lo ao cadastro.

3. Monte a escala do mês

Na aba ESCALA_MENSAL, selecione o colaborador e defina o turno correspondente para cada dia do mês.

Utilize as opções disponíveis para indicar situações como trabalho ou folga.

A própria planilha fará os cálculos de quantidade de dias trabalhados, folgas e horas planejadas.

4. Registre faltas e outras ocorrências

Quando acontecer uma falta, atestado, atraso, troca de turno, licença ou outra situação relevante, acesse a aba OCORRENCIAS.

Informe os dados da ocorrência para manter um histórico organizado do que aconteceu com cada colaborador.

Esse registro é importante para que o planejamento da escala não fique misturado com os acontecimentos reais do dia a dia.

5. Acompanhe o dashboard

Depois de preencher a escala e registrar as ocorrências, consulte a aba DASHBOARD.

O painel consolida automaticamente as principais informações e permite visualizar rapidamente:

• como está a distribuição da equipe;
• quem possui maior quantidade de horas planejadas;
• quais tipos de ocorrência são mais frequentes;
• em quais dias a quantidade de pessoas escaladas está abaixo do necessário.

6. Consulte a auditoria

A aba AUDITORIA possui controles para ajudar a identificar problemas de preenchimento, como informações obrigatórias ausentes ou cadastros inconsistentes.

Utilize essa área periodicamente para manter a base organizada.

Para quem esta planilha é indicada

Este modelo pode ser utilizado por:

• pequenas e médias empresas;
• lojas;
• supermercados;
• restaurantes;
• hotéis;
• clínicas;
• empresas de segurança;
• equipes administrativas;
• equipes operacionais;
• empresas com trabalho por turnos;
• gestores de equipes;
• supervisores;
• departamentos de Recursos Humanos;
• Departamento Pessoal.

Benefícios

A planilha ajuda a:

• centralizar a escala da equipe;
• reduzir erros de organização;
• identificar falta de cobertura com antecedência;
• acompanhar ausências e ocorrências;
• melhorar a distribuição dos turnos;
• manter histórico das ocorrências;
• facilitar a comunicação da escala;
• acompanhar horas planejadas;
• obter uma visão gerencial da operação;
• tornar o controle de pessoal mais organizado.

Estrutura da planilha

O arquivo possui as seguintes abas:

INICIO
Orientações gerais sobre o funcionamento da planilha.

COLABORADORES
Cadastro da equipe.

LISTAS
Configurações, parâmetros e opções utilizadas nas listas suspensas.

ESCALA_MENSAL
Área principal para criação e acompanhamento da escala.

OCORRENCIAS
Registro de faltas, atestados, atrasos, férias, licenças, trocas e demais acontecimentos.

DASHBOARD
Painel visual com indicadores e gráficos.

AUDITORIA
Controles para verificar a consistência dos dados preenchidos.

Importante

Esta planilha foi criada para controle operacional e gerencial de escalas de trabalho.

Ela não substitui sistemas de ponto, folha de pagamento ou softwares especializados de Departamento Pessoal e não realiza automaticamente análises de conformidade com legislação trabalhista, convenções coletivas, banco de horas, intervalos obrigatórios ou cálculos de folha.

Regras específicas da empresa e exigências trabalhistas devem ser avaliadas pelo responsável de Recursos Humanos, Departamento Pessoal ou profissional especializado.